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    行政公文寫作基礎知識

    來源:網絡整理    作者:侯田田    2019-04-13 17:56    瀏覽量:    
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    行政公文寫作基礎知識

    第一章 公文概述

    一、公文的概念

    公文,即公務文書,是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料,是辦理公務的重要工具。公文的基本含義 , 可以從四個方面來理解:

    (1) 公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。

    (2) 公文形成的條件是行使職權和實施管理。

    (3) 公文是具有法定效用與規范格式的文件材料 . 這是公文區別于其他文章和圖書資料的主要特點。

    (4) 公文是辦理公務的重要工具之一。

    二、公文的發展、演變,反映了歷代政權的性質,也反映了統治者的需要及其對公文在行使政治權力中的重要性的認識程度。公文是統治階級實現其統治的一種重要工具,因此,文書工作具有鮮明的階級性,它從屬于一定的政治集團并為其服務。

    三、 “ 文書 ” 、 “ 文件 ” 、 “ 公文 ” 這三個概念,在機關的日常活動中是基本一致的。

    四、公文的特點主要表現在五個方面

    (1) 公文有法定的作者。

    (2) 公文有法定的權威。

    (3) 公文有特定的效用。

    (4) 公文有規范的體式。

    (5) 公文有規定的處理程序。

    五、公文的作用主要表現在五個方面

    (1) 領導和指導作用。

    (2) 行為規范作用。

    (3) 傳遞信息作用。

    (4) 公文聯系作用。

    (5) 憑證記載作用。

    六、公文的分類:

    (1) 從公文的來源來劃分:對外文件、收來文件、內部文件,

    (2) 從公文的行文關系上來劃分:上行文、平行文、下行文。

    (3) 從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分:秘密文件、普通文件、公布文件。

    (4) 從公文的制發機關的性質和公文作用來劃分:法規文件、行政文件、黨的文件。法規文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規文件。

    (5) 從公文內容的性質和特點來劃分:指揮性公文、規范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。

    常見的公文分類還有:

    (1) 從文件的緩急程度上劃分,分為特急件和急件。

    (2) 從文件的使用范圍來劃分,可分為通用文件、專用文件和技術文件。

    (3) 從文件的發送目的來劃分,可分為主送件、抄送件和批轉件、轉發件。

    (4) 從文件的處理要求來劃分,可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件 ( 辦件 ) 和參閱文件 ( 閱件 ) 等。

    第二章 公文寫作

    一、公文寫作,是指公文的起草與修改,是撰寫者代機關立言,體現機關領導意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改、形成送審稿的整個過程。在機關起草的實踐中,起草公文的任務可以由一人承擔,也可以由多人承擔,這主要取決于公文的重要程度和機關的文書人員隊伍條件。

    二、公文質量直接關系到機關的工作效率問題,關系到黨和國家方針政策的貫徹問題,關系到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。在思想內容方面,應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面,應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

    三、公文寫作的主要特點表現在六個方面:

    (1) 被動寫作,遵命性強。

    (2) 對象明確,針對性強。

    (3) 集思廣益,群體性強。

    (4) 決策之作,政策性強。

    (5) 急迫之作,時限性強。

    (6) 講究格式,規范性強。

    四、公文寫作的基本要求是:

    (1) 要保證公文內容在政治上的正確性。

    (2) 要實事求是,在業務上符合客觀規律。

    (3) 在文字表述上準確、鮮明、生動、符合語法邏輯。

    (4) 公文起草要符合統一規定的體式與程序。

    (5) 要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

    五、公文寫作的一般步驟和方法是:

    (1) 明確發文主旨。

    (2) 收集有關材料。

    (3) 擬出寫作提綱。

    (4) 認真起草正文。

    (5) 反復檢查修改。

    六、公文寫作人員的素質修養主要體現在五個方面:

    (1) 政治素質好。

    (2) 有一定的政策理論水平。

    (3) 熟悉業務和機關工作情況。

    (4) 有較寬的知識面。

    (5) 有較好的文字功底。

    七、公文寫作人員加強修養應從三個方面著手:

    (1) 完善自我,勇于創新。

    (2) 博覽群書,增長知識。

    (3) 深入實踐,勤學苦練。

    第三章 公文的體式與稿本

    一、公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式,主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性,提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國以來,為了擺脫舊的公文體式的影響,黨和國家曾對公文體式作過多次規定和改革,從而使公文成為黨政機關實施領導與管理的有力工具。

    二、公文質量直接關系到機關的工作效率問題,關系到黨和國家方針政策的貫徹問題,關系到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。在思想內容方面,應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面,應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

    二、公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點,即公文的表達方式和語體特征。公文屬應用文體,它除具有應用文體的一般特點外,在表達方式和語言運用上又有它自身的特點:在表達方式上,兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點;公文在語言運用方面應當做到準確、簡明、莊重、得體。

    三、一份完整的公文由一些規定的數據項目構成,這些數據項目就是公文的構成要素,或稱公文的組成部分。《國家機關公文格式》將公文結構的諸要素分為指定項目和選定項目。

    四、公文的書面格式是指公文構成的數據項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式 , 這是公文在形式上區別于一般公文的重要標志。公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項;公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項;公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發說明、頁碼等項。

    五、公文的排版形式是指公文數據項目在文件版面上的標印格式 , 是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括:公文版頭設計、版面安排、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規格等。

    六、公文的裝訂要求:公文一律左側裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時 , 文件頁碼要折疊整齊,認真編排,注意不可錯頁漏頁,以保持公文的完整。

    七、公文的稿本是指公文的文稿和文本,同一內容和形式的文件,在撰寫印刷過程中,以及根據使用時的不同需要,又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子,包括草稿、定稿兩種。同一份文件,根據它們的不同用途,可分為正本、副本、存本、修訂本;一些法規性文件又有試行本、暫行本等形式,同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。

    第四章 公文的行文規范

    一、按照一定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規范。公文行文規范的內容包括行文關系、行文方向與方式以及行文規則三個方面。

    二、公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。具體地說,行文關系是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。國家行政機關的隸屬關系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》規定的。地方各級人民政府服從國務院 ( 中央人民政府 ) 是我國各級行政機關行文關系的基本準則。黨的各級組織的隸屬關系和職權范圍是由《中國共產黨章程》規定的。下級服從上級,全黨服從中央是黨的各級組織行文關系的基本準則。

    三、根據機關之間的不同的行文關系,可以將機關的行文分為上行、下行和平行三個方向,并根據機關工作的需要分為三種行文方式:

    (1) 下行文。下行文是指上級領導機關或業務主管部門對所屬下級機關或業務部門的一種行文。根據發文的不同目的和要求 , 下行文可分為三種行文方式: ① 逐級下行文; ② 多級下行文; ⑧ 直達基層組織和群眾的下行文。

    (2) 上行文。上行文是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管部門的一種行文。根據發文機關的實際工作需要,上行文又可以分為三種行文方式: ① 逐級上行文 , 這是上行文中最基本、最常用的一種方式; ② 多級上行文; ⑧ 越級上行文。

    (3) 平行文是指同級機關或者不相隸屬的,沒有領導與指導關系的機關之間的行文。

    第五章 機關法定公文的寫作 (上)

    (命令、議案、決定、決議、指示、意見)

    一、命令,簡稱令,是領導機關頒發的具有強制執行性質的指揮性公文。它具有權威性、指揮性和強制性。就行政系統而言,國家最高領導人、國務院及其所屬部委、鄉級以上地方各級人民政府,有權發布命令。其最常用的有:公布令、行政令、嘉獎令。它的寫作要求是:

    (1) 必須根據憲法、法律規定的權限范圍發布命令;

    (2) 要注意各類型命令寫作的共同點和不同點;

    (3) 語言要準確、凝練、莊重有力;

    二、議案,是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務委員會在開會期間審議使用的一種書面文件。它的特點主要有:

    (1) 行文關系及辦理程序的法定性;

    (2) 行文內容的單一性和可行性。

    三、可以提出議案的是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。議案可分為由職能機構提出的議案和由人民代表提出的議案。它的寫作要求有:

    (1) 提出的問題重要且已具備解決的條件;

    (2) 要注意提出的權限和時限;

    (3) 要注意行文格式和辦理程序。

    四、決定,是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。其特點主要是性質重要、政策性強和有約束力。它的類型有指揮型、個案型和知照型。各類決定的寫作有相同點也有不同點。決定的標題由決定機構、決定事由、文種三部分構成。決定的正文,三種類型的寫法略有不同。決定的文字,要準確、鮮明、簡潔,以便于領會和執行。

    五、決議,是經領導機構主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。其特點有二:即表達群體意志、有權威性和約束力。決議的主要類型有決策部署和結果公布兩種類型。

    六、指示,是上級機關對下級機關指導工作的公文。其特點主要是針對性和原則性。按照指示內容涉及的范圍,指示可分為:

    (1) 涉及全局問題,帶普遍性的指示;

    (2) 涉及局部問題,帶特殊性的指示。

    總的來說,指示的寫作,要以政策把握方向,內容要明確扼要,條理要清晰。

    七、意見,是黨政機關對重要事項發表的對工作有指導性質的文件。依據發表見解機構地位的不同,其類型可包括直接指導型和批轉執行型兩種類型。意見的寫作要注意內容的政策性、原則性,對下級的要求要明確具體,表述條理要清晰等等。

    第六章 機關法定公文的寫作 (中)

    (公告、公報、通知)

    一、公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告是機關、團體在一定范圍內公布事項的告知牲文件。其特點為:發布的公開性、事項的重要性和操作的嚴肅性。按照其內容的性質可以分為兩大類; ① 涉及法定事項的公告、通告; ② 知照性公告、通告。公告、通告的寫作要求是: ① 符合權限,一事一告; ② 內容明確,語氣莊重; ② 注意格式。

    二、公報是公開發布重要決定或重大事件的告知性文件。公報的特點和公告接近,也具有內容的公開性和重要性。發布機關的權威性。常用的公報類型有: ① 會議公報; ② 統計公報; ② 外交公報。不同類型的公報,寫作時要注意的側重點有所不同: ① 會議公報因發布目的的不同而有不同的寫法。 ② 統計公報必須由國家各級統計部門或國家指定的機構發布,任何機構不得隨意發布全國性、地區性的統計數字。 ② 外交公報涉及對外關系,其發布應遵循法定的審批手續和途徑。

    三、通知是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件,讓對象知道或執行的公文。根據適用范圍的不同,通知主要可分為六大類:發布性通知、批轉性通知、轉發性通知、指示性通知、任免性通知、事務性通知。通知適用面廣,不同類型的通知因作用不同而寫法也有差異,寫作時要注意不同類型通知的不同特點。

    第七章 機關法定公文的寫作 (下)

    (報告、請示、批復、函、會議紀要、條例規定)

    一、報告,是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。報告的主要特點是重陳述和有主見。報告的類型:按照內容涉及的范圍,報告可分為綜合報告和專題報告。按照行文的目的的不同,可將報告分為呈報性報告和呈轉性報告。報告的寫作要求: ① 陳述事實要清楚扼要; ② 表述觀點要精練清晰; ⑨ 語言要簡潔樸實。

    二、請示,是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。請示的特點有超前性、說明性和單一性,請示的類型:根據行文目的的不同,請示可分為三大類:請求批準類、請求幫助類,請求批轉類。請示的寫作:總的說來,要注意這樣幾點: ① 要遵守行文規則; ② 理由要充分,要求要合理, ⑧ 格式要正確,語言要得體。

    三、批復,是答復下級機關請示事項的指示性公文。批復的主要特點有針對性和指導性。批復的類型:針對請示的內容主要是請求批準和請求幫助兩方面,批復也可以分為兩類:表態性批復和指示性批復。批復寫作要注意這樣三點: ① 要先回應后批復: ⑦ 態度要鮮明,措辭要明確; ⑧ 要及時批復。

    四、函,是機關之間辦理日常公務的交往性公文。函的特點主要有二: ① 形式靈活,適應性強; ② 務實性強。函的類型:根據內容性質,函大體可分為四類 : 商洽函、問復函、請準函和知照函。函的寫作總的來說,要注意:一事一 “ 函 ” ,直陳其事,語言要平實、親切,自然。

    五、會議紀要,是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文體。會議紀要的主要特點包括紀要性、約束性、知照性。根據會議紀要的性質和擬寫會議紀要的目的,把會議紀要分為三大類:決議性會議紀要、協議性會議紀要和研討性會議紀要。

    會議紀要的寫作:

    (1) 會議紀要一般是在會議結束后起草的,經主管領導人簽字同意才算定稿。

    (2) 會議紀要的標題最常用的形式是 “ 會議名稱加文種 ” ,但中間可省去“會議”二字,也有的會議紀要,多半是研討性會議紀要.可以用正副標題的形式。

    (3) 會議紀要的正文一般分為會議概況、會議內容、結束語三部分。

    (4) 會議紀要由會議主持機關撰寫 , 可以在最后署機關名稱和撰寫日期,也可以只在正文中寫出主持機關,不另外署名。

    六、條例、規定:條例是由黨政領導機關制定和發布的系統規范某一方面工作、活動、行為等的法規性公文。條例的類型:根據發布條例的機關的不同,條例可分為三類: ① 黨的中央機關制定的條例; ② 國家行政機關制定的條例; ③ 地方權力機關制定的條例。規定,是各級黨政機關、社會團體、企事業單位規范某方面工作的規章性公文。規定的類型:根據發布機構和實際作用的不同,規定分為三種類型; ① 黨內規定; ② 法規性規定; ③ 一般性規定。可將條例和規定的寫作要點綜合為以下四點: ① 草擬條例和規定要遵循一定的原則; ② 起草條例和規定,應當對現行內容相同的法規進行清理,同時應當注意與其他有關法規的銜接和協調; ③ 條例和規定的內容用條文表達,常見的有 “ 章條式 ” 和 “ 條款式 ” 兩種寫法。

    第八章 機關其他常用文書的寫作 ( 上 )

    (規章類、計劃類、總結、調查報告)

    一、規章類文書是規范工作、活動、行為等的法規、規章制度類文書,適用于黨政系統、社會團體、企事業單位及各類組織機構。規章類文書包括條例、規定、辦法、實施細則、章程、規則、守則、制度、公約等等文種。規章類文書的特點:內容的規范性、執行的強制性和制定的程序性。不同的規章類文書的寫作要求存在一定的差別。

    1、辦法的內容較多的用 “ 章條式 ” ,一般常見的是 “ 條款式 ” 。辦法的內容,應具體、周全、便于操作。

    2、實施細則的寫法一般也是 “ 章條式 ” 或 “ 條款式 ”, 但其第一條必須說明是哪個法律或法規的實施細則。

    3、章程是一定的組織機構制定的確定組織原則或辦事原則的規章類文書。章程的形式也是 “ 章條式 ” 和 “ 條款式 ” 兩種。政黨、較大的社會團體的章程多為 “ 章條式 ” ,機構較小、涉及事務不多的章程,可用 “ 條款式 ” 。

    4、守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則,要求內容簡短、精練、易記。

    二、計劃類文書的作用:下情上達、上情下達、統一自身步調。計劃類文書的特點 : 目標的前瞻性、操作的預想性。計劃類文書的類型:規劃類、計劃類、安排類。計劃類文書的寫作要求 : 分析情況要認真細致、確定目標要實事求是、措施要切實可行、條目要分明、語言要簡潔。

    三、總結是機關團體在實施計劃或完成任務之后,對已做工作進行概括及評估的文書。總結的主要作用:下情上達、提高自身。總結的特點:回顧性、經驗性。總結的寫作要求:回顧工作情況要實事求是、總結經驗教訓要面向未來、綱目要清晰、文風要平實。

    四、調查報告是針對現實中發生的較重大的問題,作專門調查后,利用調查材料寫成的書面報告。調查報告的作用:提供真實的社會情況,為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題服務。調查報告的特點:針對性強、紀實性強。調查報告的寫作應注意 : 深入細致、客觀公正的調查是寫好調查報告的前提。

    第九章 機關其他常用文書的寫作 (下)

    (講話類、記錄類、簡報、建議類)

    一、講話類文書就是人們在各種特定場合發言時所依據的各類文稿的總稱。根據講話的場合及主旨的不同,講話類文書可以分為三種類型: ① 講話稿; ② 開幕詞、閉幕詞; ⑧ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類文書一般都包括以下特點;口頭性、直接性、針對性、情感性。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結尾。開幕詞、閉幕詞的寫作格式包括開頭、正文、結尾。講話類文書的寫作要求:主題要鮮明、集中;材料要真實、新穎;布局要清晰、緊湊;語言要明白、生動。

    二、記錄類文書是指如實記錄有關內容而形成的公務文書。記錄類文書包括會議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。記錄類文書的特點:內容的紀實性、材料的直接性、語言的實錄性。會議記錄一般包括會議組織情況、會議的議題和議程、會議的進程和內容、必要的手續。電話記錄可分為發出電話記錄和接收電話記錄。接待記錄的格式應包括來訪者的姓名及有關情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間以及辦理結果等項。大事記是按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書。大事記的寫作要求:要記錄 “ 大 ” 事、記錄要客觀真實、要言簡意賅。

    三、簡報就是簡明扼要的書面報告。按內容分,簡報包括會議簡報和工作簡報。簡報類文書的特點:簡、快、新。筒報類文書一般都由報頭、主體、報尾組成。簡報類文書的寫作要求:內容要真實、確鑿;篇幅要短小;針對性、指導性要強。

    四、建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務文書。建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。建議類文書的特點:建議性、說理性、委婉性、提案是指提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。提案一般在各級政協會議和職工代表大會中使用。提案的寫作格式一般包括標題、案由、提案人、理由、辦法、日期。提案的寫作要求:熟悉同提案有關的情況、注意區別提案同一般文章的行文格式。建議是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建議性的意見、建議時使用的文書。建議的篇章結構 : 是由標題、稱謂、正文和落款組成。

    建議的寫作要求:把握分寸要適度、所列內容要具體、表達語言要精練。

    第十章 公文處理工作

    一、在機關秘書部門的工作活動中,公文處理工作是一項最主要、最大量、也是最重要的日常工作。公文處理工作通過公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環節 , 構成機關信息運轉與處理的科學流程。公文處理工作具有政治性、時限性、機要性和規范性的特點。

    二、公文處理工作是機關工作的一個重要組成部分 , 在機關工作中起著重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區別的,公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環節對機關工作所發揮的作用,這種作用主要表現為:助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務是:科學地組織機關的文書工作,有條理地、安全地運轉公文,完整地保管公文。正確地發揮公文的作用,有效地推進機關工作,為機關領導工作服務,為社會主義現代化建設服務,公文處理工作的組織,包括組織機構、組織領導和組織形式三個方面。

    三、就一個機關而言,它的公文處理工作不像機關的人事、財務等職能部門一樣,設立某一機構負起全部的責任,或者各機構自上而下地形成一個垂直領導的獨立體系,各機關公文處理機構的設置,要視機關規模的大小、工作任務的繁簡、公文數量的多少而定。

    四、公文處理工作的領導、指導關系可以從以下幾個方面分析 ;1) 從全國來說,由中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統的文書工作。 (2) 從一個機關來說,它的公文處理工作是由本機關的秘書長或辦公廳 ( 室 ) 主任負責領導的。 (3) 從上下級的關系來說,上級機關的辦公廳 ( 室 ) 負有責任對其下屬的機關,單位的公文處理工作進行業務指導。 (4) 機關檔案部門對機關的文書工作也負有一定的指導責任。

    五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類型;集中形式和分工形式。一個機關究竟應當采取什么樣的公文處理工作組織形式,通常要結合考慮以下幾種情況:

    (1) 機關的工作性質、任務和職權范圍。

    (2) 機關內部組織機構設置的層次、數量。

    (3) 機關收發文件數量的多少。

    (4) 機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。

    (5) 機關工作人員的數目和機關文書工作人員的配備,等等。

    六、公文處理工作的具體要求可以概括為 : ① 準確周密,確保質量 ; ② 及時迅速 , 注重時效; ⑧ 保守機密,安全可靠 ; ④ 集中統一,加強管理; ⑤ 實事求是,遵規守紀; ⑥ 精簡文件 , 提高效率。

    第十一章 公文辦理程序

    一、公文辦理程序就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。公文辦理程序包括收文辦理和發文辦理兩個部分。

    二、收文 , 是指機關文書部門收進外單位發來的文件材料。收文辦理是指文書部門收到文件材料后,在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環節稱之為收文辦理程序。主要有:簽收、拆封與登記、分發與傳閱;擬辦、批辦與承辦;催辦、查辦與注辦。

    公文的簽收是指收到文件材料后,收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字,以明確交接雙方的責任,保證公文運轉的安全可靠。它是收文辦理的第一個環節。簽收后,文件的拆封是文書人員的職責。

    公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向,以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運轉和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊式、聯單式和卡片式三種。

    公文的分發亦稱分辦,是指文書人員在文件拆封登記以后,按照文件的內容、性質和辦理要求,及時準確地將收來的文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。

    公文的傳閱是指單份或份數很少的文件以及一些非承辦性文件,需要經機關各位領導和許多部門閱知時,由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。

    公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見,供領導人批辦時參考。

    公文的批辦是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

    公文的承辦,這一環節,既是收文辦理的最后一道程序,又是發文程序的開始。它直接關系到發文的質量和機關工作的效率。

    公文的催辦是指那些必須辦理答復的文件,根據承辦時限的要求,及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦工作一般有對內催辦和對外催辦兩種情況。

    查辦是指文書工作人雖協助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實 , 以及對某些問題進行查處 , 解決的一項承辦性工作。

    公文的注辦是對公文承辦的情況和結果,由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

    三、發文,是指機關文書部門根據本機關的工作需要向外發出文件材料 , 包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。發文辦理,就是指公文從擬稿到印制發出的整個運行過程。發文辦理程序由擬稿、審核與簽發;核發、繕印與校對;用印、登記與分發等環節組成。公文擬稿是發文辦理的第一個環節,同時也是整個公文處理工作的關鍵性環節之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發以前,對公文的內容、體式進行的全面審核和檢查。它也是公文處理工作的關鍵性環節之一。公文的簽發是指機關領導人對文稿最后審批。它是公文形成的關鍵性環節。公文的核發是指在公文正式印發之前,對經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號、分送單位和印制份數的一項工作。公文的繕印是對已簽發的公文定稿進行印制。公文的校對是對文件質量的最后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機關印章。發文的登記,其作用與收文登記一樣。

    第十二章 公文立卷工作

    一、公文立卷,是指機關文書部門將已經辦理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料,按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。它是文書部門整理與保存文件的一種重要方法,也是機關公文處理工作的重要內容。

    二、案卷,是指有關某一問題或某項工作活動的系統的具有密切聯系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位,與公文立卷有著密切的聯系。

    三、公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書部門的立卷制度,正確選擇立卷的地點和確定公文立卷范圍等方面。其中,建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個問題。明確公文立卷的范圍,是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料,齊全完整地保存下來,便于以后查找利用的需要。

    四、公文立卷的原則可表述為 ,“ 保持文件之間的歷史聯系,區分保存價值 , 便于保管和利用 ” 。根據這一原則對公文立卷工作提出了 “ 保持文件間的歷史聯系 ” 、 “ 區分保存價值 ” 、 “ 便于保管和利用 ” 三個方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為:遵循公文立卷的原則與要求,科學地選用公文中的某些特征作為立卷標準,把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學地選用文件特征作為立卷標準的問題。根據文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問題、時間、文種、作者、地區和通訊者可作為公文立卷的基本特征。

    五、公文立卷的準備工作包括事先編制好立卷類目、堅持做好平時立卷工作兩方面的內容。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目兩種。在編制或者修訂立卷類目時,必須堅持由公文處理部門為主的原則。立卷類目的結構主要由類名和條款兩部分組成。在編制好立卷類目的同時還必須做好平時立卷工作。所謂平時立卷工作是指機關的公文立卷人員根據已經編好的立卷類目,將已經處理完畢的文件,隨時按類目上的有關條款歸入卷內。

    第十三章 案卷整理與歸檔

    一、案卷的整理與歸檔,或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項內容。

    二、案卷的組合,簡稱組卷,是指機關文書部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內的文件材料進行調整立卷、卷內文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。它是文書案卷整理的一項重要內容,也是整個公文立卷工作中的一個很重要的環節。

    三、調整定卷,是指在平時立卷的基礎上,詳細檢查每一條款中所積累的文件材料,進行適當的調整,并且最后確定組合案卷的一項工作。年終進行調整定卷是機關文書部門或業務部門一項非常重要的工作。

    四、卷內文件排列和編號,卷內文件排列是指將每個案卷內的文件按照一定的規律和順序進行系統化排列,保持文件之間的有機聯系和條理性,使每一份文件在案卷內都有一個固定的位置。卷內文件在系統排列以后,應當用阿拉伯數字給卷內文件編頁號,以固定它們的排列順序,這樣就便于統計和保護文件。

    五、擬寫案卷標題,案卷標題,也稱案卷題名,是對卷內全部文件內容的總概括。它是案卷封面上最重要的項目,也是以后編制檔案工作的主要依據,擬寫案卷標題是文書工作人員、檔案管理人員的一項基本功。

    六、編目成卷工作,是指在組合案卷的基礎上,對卷內文件進行編目、裝訂,以及案卷的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標志著整個公文立卷工作的基本完成。

    七、案卷的編目,是指在卷內文件排列編號的基礎上,填寫卷內文件目錄,備考表和案卷封皮等工作。它是進行手工檢索的基本條件 , 也是實現檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。案卷的裝訂 , 是為了固定文件之間的排列順序,保護文件不受損壞和散失,便于保管和利用。

    八、案卷裝訂的要求是:整齊、牢固,不影響閱讀。案卷排列與編號,是指案卷經過編目裝訂以后,將一個年度、一個組織機構的案卷進行系統化排列、編號,以固定其順序,使卷與卷之間保持一定的聯系,系統地反映機關的工作活動。

    九、案卷組合和編目成卷工作完成以后,公文處理部門應根據歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具,并按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關檔案室移交。至此,標志著整個公文立卷工作的完結,文書材料從現行處理階段轉入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊,是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄,是公文處理部門逐年向機關檔案室交接案卷的依據和憑證。案卷目錄的項目有:“案卷號、案卷題名 , 頁數、保管期限、備注”等。文件檢索工具,是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進行的一項重要工作,主要有文號索引、文件分類目錄等。公文立卷部門立好案卷,必須逐年移交給機關檔案室集中保管,稱為 “ 歸檔 ” 。文書案卷的歸檔,既能保證本機關的檔案完整,便于查找利用,又可為黨和國家積累檔案財富。


    責任編輯:侯田田

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