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        辦公室協調關系七步法





        來源:微信 作者:網絡 2019-11-07 11:16 瀏覽量: 打印本頁 條評論


        來源:“干部關注”微信公眾號

        在人與人的“夾縫”中削杈除結

        機關工作人員,尤其是辦公室工作人員做好協調工作,是一大課題,也是一大難題。

        課題大在哪里?

        大在無處不有,無時不在。矛盾在哪里出現,協調就要到哪里進行。而這些矛盾又常常是涉及大事的,協調事關領導的整體和大局。

        那么,課題又難在哪里?

        “大有大的難處”,首先難在它的事關重大上,協調起來絕非易事。

        其次,難在它多,時時處處都有協調,不會件件都容易。

        再次,更難的是協調是在人與人之間進行,各有所執、各有所依,加上不少是調停“婆婆”關系,在“眾口難調”中又多一層難。總之,難就難在協調者是在人與人的“夾縫”中削杈除結,使其連接黏合、渾然一體。

        協調的作用和意義,至少有如下幾點:它是辦公室既辦事又當參謀的一項重要任務;是領導對辦公室、對秘書長的一項重要委托,是領導職權的軟性延伸;是凈化領導人的事務工作,使領導集中精力于主要工作的一項措施;是解除決策障礙,為領導決策和貫徹決策通路的有效方式;還可以說是在人與人之間、部門與部門之間“搭橋”“焊接口”,使其聯系起來發揮整體效應。

        協調是協商,不是發指令,其對象層次有別,事項輕重不同,時間緩急可分。因此,協調必須講求方式方法,講求藝術。

        “我說是我說錯了話,才沒有引起風波”

        根據工作情況,將協調的藝術概括為七點。

        原則性與靈活性相結合。原則是政策、是法令、是整體利益、是決策大局、是平等協商。離開這個,就失去協調的依據。靈活是方式方法多種多樣,是堅持原則之下可以讓步,是一時不通可以再行計議。有原則性,也有靈活性,才會符合客觀規律,才能協調成功。

        團結為重。協調任務把秘書長、辦公室主任和秘書工作骨干推到部門和人群的“夾縫”中間。他們在其內游動穿行,只可“搭橋”“焊接口”,不可無事生非,推波助瀾。人與人之間,部門與部門之間,領導者之間,會有這樣那樣的不同意見。這是正常現象。正因為有分歧、有矛盾,才需要協調。在大原則內,協調者為了消除誤會,免生風波,有時甚至可以“代人受過”。

        有一個市委的秘書長說,我們這里有幾套班子(指黨委、人大、政府、政協等),我常常在這幾套班子的秘書長或領導之間協調。有一次某個領導說的一句話傳出造成誤會。我說是我說錯了話,才沒有引起風波。

        捕捉時機,事半功倍。這一條對上、對下都很重要。對上,領導情緒好的時候是協調的最佳時機。常言道,人逢喜事精神爽,這時最好說話。如果領導在盛怒之時,就不可火上加油。但是,如果事態正在發展,不去協調可能會有嚴重的后果時,即使盛怒也要迎難而上。因為盛怒本身就說明有協調的必要了。

        需要注意的是,這時的協調最好是由被協調者最信任、最喜歡的人去,至少也應是對方沒有惡感的人去。當然,引起盛怒的當事者如有了思想準備,故意“豁出去”讓對方出出氣,也不妨自己出面去做“負荊請罪”式的自責協調。對方消了氣,你實際上也完成了一次協調。

        捕捉時機還有一條,就是“借東風”,順水推舟。比如,一個重要問題需要協調又遇到困難時,恰在這時開了一次重要會議,或發了重要文件,或哪位領導人作了重要講話,或國內國外、省內省外有個重大事件,假如這些都有利于協調的時候,你就要抓住機會協調。

        冷靜、謙和,切忌急躁。協調是代表領導機關進行的,它必須為領導、為自身樹立好的形象。冷靜,針對的是遇事急躁之情;謙和,要求的是對人要有個好態度。協調是在人與人之間進行,由于彼此素養不同、情況不同,會產生語言、態度上的差異。態度蠻橫、出言不遜,會傷人。但協調者必須沉著冷靜,保持好態度,若是上司發脾氣,那就更要沉住氣,不可輕易動怒、甩手。這些都是辦事成功不可忽視的。因此,搞協調,必須有個大度、大量,肚子大到“能撐船”,大到“能容天下難容之事”。

        發揮人緣和情感作用。有學者總結:成功者大多人事關系較好,或得到人們的好感好評,或受到信任和支持。取得這種人緣,一靠好脾氣、好風度、好品德;二靠工作上取得成功;而這兩者又相輔相成,構成良性循環。

        我們不搞不正之風,不搞拉拉扯扯的非正當關系。但總要有正常的人際關系,正當的工作關系和朋友關系。協調者要使用情感作用,辦法就是交心、交朋友,“開辟”工作上的人際關系群。有了友情,有了人緣,協調就順利得多了。我們要的不是庸俗的義氣和封建的幫會,而是社會主義利益一致的合作和友情。毛主席曾深有感慨地說:“諒解、支援和友誼,比什么都重要。”友誼必須建立在誠懇的感情基礎上才會深厚。

        均衡勸慰。這有時會給人以“和稀泥”的感覺,但二者不是一回事。協調是理順工作關系,消除某些分歧。搞秘書工作的人(包括秘書長、辦公室主任)去協調工作關系,特別是在領導之間傳話、辦事、搞協調,遇到某些分歧,只能彌合、消除,不能從中瞎掰。辦法就是說說好話,雙向勸慰。一來這是一般工作看法上的分歧或個人意氣矛盾,不是重大政治界限上的分水嶺。二來我們的工作性質和工作特點,也不允許從中胡摻和。當然,這種說好話、均衡勸慰只限于適宜這樣的場合。

        一定的語言藝術和較強的應變能力。常言道:“良言一句三冬暖,惡語半句六月寒”。那種一句話把人噎得喘不上氣來的人,搞協調注定是要失敗的。搞協調的語言,有一定規律可循。對平級、對下級協調,其語言基調是磋商,是謙虛,但又不放棄大原則,切忌武斷、命令口吻;對上級協調的語言基調則是多用請示、探詢口氣。協調,盡管事先有意圖、有方案、有預期目標,但往往會遇到一些意外情況,協調者的應變能力也很重要。

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