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    找領導簽字,學問太大了!





    來源:微信 作者:青年選調生 2019-11-29 00:00 瀏覽量: 打印本頁 條評論


    找領導簽字的學問
    魯鵬
    剛開始做秘書工作的時候,我以為找領導簽字是日常工作中一件很簡單的小事。
    可是,就是這樣一件小事,我幾次都辦得不那么好。
    雖然領導從來沒有當面批評過我,但是領導欲言又止的反應和變化微妙的情緒,讓我感覺到自己好像做錯了點什么,卻又不知哪里做得不對。
    就這樣,在連續一段時間找領導簽字時得到的“冷”反饋和將文件返回給二級部門時得到的“ 熱” 感謝, 使我在“安靜”與“熱鬧”的氛圍交替中強烈地感覺到——我肯定有地方做得不對!
    通過反思, 我把原因簡單地歸為三點:
    敲門力度大了、走路快了,行為不夠禮貌和規范;領導手頭有重要工作或正與他人交談,不想被貿然打斷;領導最近工作壓力大,可能心情不好,我去的不是時候。
    之后,我雖盡力從幾個方面改進,卻始終沒有獲得“成功拿到領導簽字”的喜悅。
    有時,我甚至產生了我一個“小跑腿兒” 能怎么辦的消極想法; 抑或以有事在身,搪塞二級部門簽字需要,以獲得“暫時性”逃避。
    初入職場的年輕秘書也許總是這樣,面對迎面而來的問題有勇于接受的勇氣、有善于發現問題的能力、有急迫要求改變的想法、有迅速果斷的行動力, 卻少了一些高效、穩妥、全面解決問題的能力
    有一次我在找領導簽署一份要馬上下發的 “關于某重要型號產品質量改進提升實施方案”時,領導問了一連串的問題: 分管質量口的兩位主要領導審閱意見如何,上一稿的幾個問題點是否都已更正,最終方案還要不要上會確定……
    為了緩和氣氛, 領導對我說: “這個方案我還要再看一遍, 你先去忙吧。 從此之后我才真正地意識到自己長久以來的錯誤,并認識到找領導簽字這 件“小事”既不小也不簡單。
    然后,我開始試著改變找領導簽字時一心求“快”的習慣,先“緩一緩”后,不僅一改之前找領導簽字時飽受“空間壓抑”與“言語靜默”的忐忑心態,心中竟還平添了幾分底氣和主動配合協助二級部門找領導簽字的自信。
    嘗試有意“ 拖延時間”。
    在找領導簽字之前,先向辦事員詢問有關情況:需批閱文件的進展、決策情況、辦理時效和后續工作, 并快速閱讀文件。
    這樣,在找領導簽字時,我就能將需批閱文件的前因后果作簡要概述,并將需簽字頁輕微折疊,這既為領導簽字節省了思考和行動時間,也為高效地回復領導詢問打好了基礎。
    需要“耐心等待”。
    工作空閑之余也不再“竄部門、扯閑篇”,而是對領導什么時間、去了哪里、開什么會、重要程度如何、要多久等情況進行準確掌握。
    對于緊急文件則積極帶領辦事員或通知其上級,主動與領導溝通簽字事宜; 如遇重要會議,則抓住領導會中出入的“片刻之閑”; 恰逢領導有重要商談, 則靜候添茶契機; 倘若領導實難抽身,則將實情匯報 B 角,完成簽字。
    在這樣的“耐心等待”下,我不再擔憂因簽字而打擾到領導, 簽字效率提高了很多。
    熟練運用“ 緩兵之計”。
    對于領導公務遠行,我會據實告知辦事員與相關責任部門, 并建議暫且擱置,待領導“回家”前,及早告知并督促其把握時間; 如確因時限所迫,則在匯報情況并征求領導授權后,憑部門用印申請單,以領導簽章代替簽字。
    這樣做既解決了領導不便簽字的難處和責任部門需要簽字的焦慮, 也大大減少了我被催促和詢問的頻次, 工作壓力減輕了不少。
    雖然從事秘書工作時間不長,找領導簽字這一件小事帶 來的教訓與經驗卻彌足珍貴, 甚至可以說是我職業生涯中的 “小成功”。

    本文源自微信公眾號:青年選調生


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